Приобретение – формальный процесс выбора подходящего провайдера услуги и выстраивания отношений с ним. В начале и при выполнении этого процесса цель приобретения должна служить компасом иначе задачи приобретения могут теряться и видоизменяться при формализации спецификаций и деталировки требований. Необходимо придерживаться исходных требований как можно дольше, до того момента, пока не возникнет вопрос о необходимости их пересмотра. Цели и объекты приобретения, при этом, не должны меняться.
Приобретение начинается с размещения информации о требованиях для участников тендера. Из получаемых заявок производится отбор провайдеров, которые будут приглашены для участия в тендере. Для обеспечения прозрачности тендера необходимо приглашать к участию всех приславших заявки. Отбор участников на начальном этапе решаться путём переговоров. Ключевой вопрос для отбора: «можем мы делать бизнес с этим провайдером?». Критерии, по которым производится оценка, могут иметь финансовую и нефинансовую природу, но должны быть измеряемыми точными или качественными оценками. Качественными оценками не следует пренебрегать: культурный уровень, потенциальные выгоды от работы с провайдером также важны, как технические возможности и его достижения.
Когда отобранные провайдеры выходят на тендер, то надо оценить, кому из них присудить заказ. Снова производится оценка финансовых и нефинансовых критериев. Финансовые критерии должны учитывать затраты на протяжении всего жизненного цикла действия контракта. Нефинансовые критерии включают рассмотрение качества, культуры и управления рисками.
Основной интерес не столько цена, сколько выгоды для бизнеса: оптимальное соотношение полной стоимости к качеству обеспечения заявленных требований. Чтобы гарантировать выгоду для бизнеса, составляющие её финансовые и нефинансовые аспекты должны быть рассмотрены по отдельности, а затем в целом до принятия решения. Окончательный итог важности финансовых и нефинансовых аспектов принимается советом управляющих с учётом ключевых факторов связанных с затратами и получаемыми возможностями. Все факторы должны быть ясны, но победителем может не быть вариантом с лучшей арифметической суммой показателей (приоритеты у управляющих могут быть свои).
Когда произведён отбор провайдера, подготавливается проект контракта и спецификации. Это означает, что все детали связанные с возможностями, функциями, особыми случаями, рисками и т.п. систематизированы в терминах контракта и управляющих процессов. Возможность управлять изменениями, возникающими в процессе действия контракта, является одним из важных ключевых факторов.